Amesto Groups politik om databeskyttelse.

Oplysninger om lovgivningen om databeskyttelse.

Al behandling af personoplysninger er underlagt EU’s databeskyttelsesforordning, den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR), som er blevet implementeret i alle EØS-lande.

Ved "personoplysninger" forstås oplysninger og vurderinger, der kan knyttes til eller identificeres med en fysisk person, f.eks. navn, telefonnummer, hjemmeadresse og e-mailadresse, IP-adresse, fotos eller et identifikationsnummer.

Lovgivningen stiller strenge krav til behandlingen af personoplysninger. Behandling af personoplysninger kræver blandt andet et klart defineret formål og et lovligt grundlag for behandlingen (f.eks. at behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med dig, eller at du har givet samtykke til behandlingen). Der er også krav vedrørende fortrolighed og sikkerhed, indbygget databeskyttelse, vurdering af konsekvenser for databeskyttelsen samt krav til, at vi som virksomhed skal overholde dine rettigheder.

I henhold til databeskyttelsesbestemmelserne er den dataansvarlige den enhed, der fastlægger, hvad formålet med behandlingen af personoplysninger skal være, og hvilke midler der skal anvendes. I nogle tilfælde er det også muligt at være fælles dataansvarlig sammen med tredjeparter, hvor parterne i fællesskab fastlægger rammerne for behandlingen. En databehandler er den enhed, der behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, og der skal i så fald være en aftale mellem parterne om rammerne for behandlingen.

Den lokale datatilsynsmyndighed fører tilsyn med GDPR og supplerende national lovgivning. For yderligere oplysninger om databeskyttelse, herunder retningslinjer og kontaktoplysninger for de tilsynsmyndigheder, der er mest relevante for Amesto-virksomhederne, henvises til: Norge Sverige Danmark

Generelle behandlingsaktiviteter.

Besøgende

Besøgende på Amestos lokaler kan blive bedt om at registrere deres ankomst ved at oplyse deres navn, kontaktoplysninger og, hvis nødvendigt, den virksomhed, de repræsenterer. Disse oplysninger er vigtige for at sikre, at Amesto har kontrol over, hvem der til enhver tid befinder sig på vores lokaler, og retsgrundlaget herfor er vores legitime interesse i at have en sådan kontrol. Oplysninger, som besøgende giver, opbevares i en begrænset periode, medmindre en besøgende giver samtykke til, at oplysningerne opbevares i en længere periode, som er angivet i samtykket. Oplysninger om relevante opbevaringsperioder findes på hvert sted.

Deltagelse i kurser og aktiviteter

Amesto tilbyder en række kurser og aktiviteter, både online og med fysisk fremmøde, hvor de relevante Amesto-selskaber behandler oplysninger om deltagerne, f.eks. navn, arbejdsgiver eller anden tilknytning til os, titel/rolle og kontaktoplysninger. Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at administrere det pågældende kursus eller de pågældende aktiviteter samt i at dokumentere kundens deltagelse.

For kunder behandles sådanne oplysninger i overensstemmelse med almindelig kundebehandling. Hvis du ikke er en af vores kunder, slettes dine oplysninger et år efter, at de blev gemt, medmindre du har givet samtykke til, at vi må behandle sådanne oplysninger til fremtidige arrangementer. I sådanne tilfælde gemmes dine oplysninger og deles eventuelt med andre i overensstemmelse med det relevante samtykke, der er givet.

Leverandører og partnere

Amesto har en række leverandører og partnere. For at dokumentere, administrere og udføre arbejde i forbindelse hermed behandler vi personoplysninger såsom kontaktpersoner, kontaktoplysninger, titel og rolle, samarbejdsdialog i forskellige medier samt eventuelle loginoplysninger vedrørende produkter og tjenester, der indgår i samarbejdet. Retsgrundlaget for en sådan behandling er opfyldelse af vores aftale med den pågældende leverandør eller partner samt vores legitime interesse i at administrere sådanne tredjeparter.

Vi opbevarer personoplysninger, så længe vi har et aktivt samarbejde med disse tredjeparter, og i op til 3 år efter samarbejdets ophør for at kunne følge op på eventuelle forpligtelser eller rettigheder over for disse tredjeparter.

Kundeportaler, chats og e-mails

Amesto anvender kundeportaler, chat og e-mails som en del af det daglige arbejde og til at føre generelle dialoger med interne og eksterne kontakter.

Retsgrundlaget for denne behandling er vores berettigede interesse samt eventuelle kontraktmæssige og juridiske forpligtelser.

Sådanne dialoger gemmes i vores systemer, hvis det er nødvendigt og relevant, f.eks. i forbindelse med et kundeforhold eller anden nødvendig dokumentation. Sådanne oplysninger slettes i overensstemmelse med sletningsprocedurerne for det pågældende forhold (f.eks. forholdet til kunden) eller det faktiske behov for dokumentation.

Vores medarbejdere har ansvaret for at slette ustrukturerede personoplysninger i e-mails, der ikke længere er relevante, samt for mindst en gang om året at gennemgå og slette unødvendigt indhold i deres e-mail-indbakker.

Vær også opmærksom på, at almindelige e-mails ikke er krypteret. Du bør derfor ikke sende fortrolige, følsomme eller andre klassificerede oplysninger til Amesto via e-mail.

Amesto Trust Centre

Amesto har et Amesto Trust Centre, der håndterer indberetninger af databrud og andre oplysninger, der er underlagt indberetningspligt, vedrørende medarbejdere, mistanke om forseelser, sundhed, miljø og sikkerhed, databeskyttelse og anden informationssikkerhed. Henvendelser til Amesto Trust Centre omfatter også forespørgsler om de registreredes rettigheder, når vi er ansvarlige for behandlingen, samt andre generelle henvendelser, der sendes til os via Amesto Trust-indberetningsformularen.

Hvis du bruger Amesto Trust-indberetningsformularen, gemmes personoplysninger om dig som indberetter, herunder dit navn og dine kontaktoplysninger, medmindre formularen indsendes anonymt. Indberetteren indtaster oplysningerne i en sikker webformular, som derefter behandles i vores behandlingssystem med dedikerede ressourcer afhængigt af sagens art. De personoplysninger, der behandles, slettes automatisk i overensstemmelse med fastlagte sletningsprocedurer for de forskellige typer sager, personoplysninger og lovkrav.

Retsgrundlaget for en sådan behandling er at sætte os i stand til at opfylde vores lovmæssige forpligtelser eller bygger på Amestos berettigede interesse i at behandle eventuelle henvendelser, du sender til os.

Generelle oplysninger om vores lovmæssige forpligtelser

Vi behandler data for at overholde vores lovmæssige forpligtelser eller beslutninger vedtaget af myndighederne. Dette gælder f.eks. opbevaring af regnskabsdokumenter i overensstemmelse med lokal lovgivning for at efterkomme kendelser udstedt af domstolene eller andre offentlige myndigheder. Retsgrundlaget for en sådan behandling er overholdelse af vores lovmæssige forpligtelser, og vi opbevarer sådanne data i overensstemmelse med alle relevante lovkrav.

Generelle oplysninger om sikkerhed

Vi er nødt til at behandle personoplysninger for at sikre både dine og Amestos aktiver. Dette sker f.eks. gennem adgangsstyring, logning på servere og systemer samt drift af infrastruktur, firewalls og adgangskontrol.

Retsgrundlaget for denne behandling er primært overholdelse af vores lovmæssige forpligtelser. Retsgrundlaget for behandlingen kan også omfatte forpligtelser, der er fastsat i aftaler med vores kunder, samt vores legitime interesse i at beskytte både dine og vores aktiver. Opbevaringsperioderne afhænger af formålet med og retsgrundlaget for denne behandling.

Forebyggelse og efterforskning af strafbare handlinger begået mod Amesto

Vi bruger personoplysninger til at forebygge, afsløre, afklare og håndtere svig og andre strafbare handlinger begået mod Amesto samt eventuel misbrug af vores tjenester. Det retlige grundlag for denne behandling er vores legitime interesse i at opnå det beskrevne formål. Opbevaringsperioden afhænger af det specifikke formål.

Klageprocedure, regresskrav og retssager

Vi bruger personoplysninger til at fastlægge, udøve og forsvare retskrav, f.eks. i forbindelse med behandling af klager, regreskrav og retssager. Det retlige grundlag for denne behandling er Amestos legitime interesse i at opnå det beskrevne formål. For at opfylde dette formål kan det i særlige tilfælde også være nødvendigt at behandle bestemte kategorier af personoplysninger uden samtykke. Opbevaringsperioden afhænger af det specifikke formål.

Særlige oplysninger om rekruttering.

Amesto behandler personoplysninger i forbindelse med rekruttering primært som såkaldt dataansvarlig eller fælles dataansvarlig.

Vi fungerer som dataansvarlig, når vi behandler personoplysninger, der sendes til os sammen med ansøgninger til stillinger hos Amesto.

I nogle tilfælde kan Amesto fungere som fælles dataansvarlig sammen med en tredjepart, f.eks. et rekrutteringsbureau, og tredjeparten og Amesto vil i fællesskab beslutte, hvordan de pågældende personoplysninger skal behandles. I sådanne tilfælde er ansvarsfordelingen, formålet med behandlingen og eventuelle hjælpemidler, der skal anvendes, særligt reguleret i en separat aftale om delt ansvar for behandlingen. Virksomhederne i Amesto-koncernen er fælles dataansvarlige for Amestos rekrutteringsdatabase.

Det formelle ansvar for behandlingen af personoplysninger ligger hos den administrerende direktør for det Amesto-selskab, der er ansvarligt for den pågældende behandling. Amesto har udpeget sin egen Chief Privacy Officer for at bistå koncernledelsen med at varetage koncernens ansvar, og der er udpeget en fælles databeskyttelsesansvarlig for hele Amesto-koncernen. Kontaktoplysninger findes nederst i denne databeskyttelsespolitik.

Amesto kan dele personoplysninger med eventuelle databehandlere, der bistår os i rekrutteringsprocessen, såsom rekrutteringsvirksomheder, der hjælper med vurderingen af kandidater, og udbydere af personlighedstests m.m. En sådan behandling er reguleret i separate databehandlingsaftaler med Amestos specifikke instrukser om, hvordan databehandlerne skal behandle personoplysningerne.

Ansøgninger til specifikke stillinger

Amesto behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at vurdere, om en ansøger er egnet til at besætte den ledige stilling. Personoplysninger, som du afgiver i forbindelse med rekrutteringen, behandles, herunder navn og kontaktoplysninger, oplysninger om uddannelse, erhvervserfaring og andre kvalifikationer samt eventuelle fotos og videopræsentationer, som du deler. Som led i rekrutteringsprocessen kan vi også søge efter yderligere oplysninger om dig online, herunder på sociale medier. Dette sker på grundlag af vores berettigede interesse i at kunne vurdere din ansøgning og egnethed til den pågældende stilling.

For visse stillinger kan det være nødvendigt at foretage kreditvurderinger, indhente straffeattester og indhente oplysninger om andre relevante ansættelser. Det kan også være relevant at gennemføre evne- og/eller personlighedstests. I så fald behandler vi testresultaterne samt eventuelle tekniske oplysninger, såsom IP-adresse og eventuelle loginoplysninger, der er angivet i testværktøjet. Hvis noget af dette er relevant for stillingen, vil relevante ansøgere modtage yderligere oplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen, og oplysningerne vil blive behandlet på grundlag af dit samtykke. Det er frivilligt at give samtykke, men vær opmærksom på, at hvis vi har brug for at behandle sådanne oplysninger i forbindelse med den pågældende stilling, og du nægter at give dit samtykke, vil vi ikke kunne tage dig i betragtning til stillingen.

Vi opbevarer din ansøgning og alle de oplysninger, du giver os i forbindelse med ansøgningsprocessen, samt vores egne vurderinger af dig som ansøger, indtil ansøgningsprocessen er afsluttet og i yderligere 3 måneder derefter. Vær dog opmærksom på, at vi ikke gemmer det faktiske indhold af eventuelle kreditvurderinger eller politiattester, men kun oplysningen om, at sådanne undersøgelser er blevet gennemført, og om kandidaten stadig er egnet til stillingen.

Hvis du har ansøgt om et bestemt job i et specifikt Amesto-selskab, vil vi ikke dele dine personoplysninger med andre selskaber i Amesto-koncernen uden dit samtykke. Se også oplysningerne om vores rekrutteringsdatabase nedenfor.

Du kan til enhver tid trække din ansøgning eller dit samtykke til behandling af personoplysninger tilbage ved at sende en anmodning til kontaktpersonen for stillingen eller ved at benytte Amesto Trust-anmeldelsesformularen.

Du kan også læse mere om dine rettigheder i afsnit 4.

Åbne ansøgninger i vores rekrutteringsdatabase

Hvis du ønsker, at Amesto skal opbevare dine personoplysninger med henblik på at vurdere din ekspertise i forbindelse med andre stillinger i Amesto-koncernen, kan du give et særskilt samtykke hertil, når du ansøger. Vores rekrutteringsdatabase gemmer de personoplysninger, du allerede har givet, herunder dit navn og dine kontaktoplysninger, oplysninger om din uddannelse, erhvervserfaring og andre kvalifikationer samt eventuelle fotos og videopræsentationer, du deler med os. Vores rekrutteringsdatabase gemmer også eventuelle udtalelser fra referencer, baggrundstjek, interne vurderinger og interviewrapporter samt personligheds- og evnetests. Personoplysninger, der overføres til vores rekrutteringsdatabase, og som er baseret på dit samtykke, kan kun deles med de relevante afdelinger i alle virksomhederne i Amesto-koncernen.

Vi ønsker kun at modtage åbne ansøgninger via vores rekrutteringsdatabase. Hvis du sender os en åben ansøgning via e-mail, vil vi henvise dig til vores rekrutteringsdatabase.

Hvis du giver dit samtykke til, at vi opbevarer dine personoplysninger i vores rekrutteringsdatabase, vil disse blive opbevaret i 360 dage, regnet fra det tidspunkt, hvor du gav dit samtykke. Herefter vil alle dine personoplysninger blive slettet. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du sende os en anmodning via Amesto Trusts kontaktformular.

Særlige tilknyttede serviceområder.

Ud over den ovenfor beskrevne behandling kan Amesto-selskaberne også foretage yderligere behandling og videregivelse af personoplysninger i deres egenskab af dataansvarlige i forbindelse med deres tjenesteområder.

Regnskabsarbejde

I vores egenskab af regnskabsvirksomhed modtager vi forskellige oplysninger fra vores kunder, herunder store mængder personoplysninger. Kunder, der er ansvarlige for behandlingen af personoplysninger, videregiver disse til os i vores egenskab af databehandler i overensstemmelse med opdragsaftalen og den tilhørende databehandlingsaftale.

I henhold til regnskabsbestemmelserne er vi forpligtet til at opbevare opgavedokumentation. Opgavedokumentation består af grundlæggende materiale vedrørende det arbejde, der skal udføres, samt dokumentation vedrørende selve arbejdet. Dette kan f.eks. omfatte modtagne timesedler og oplysninger om fradrag, der skal foretages i lønninger osv. Opgavedokumentationen består også af en vis mængde oplysninger og dokumentation om kunden, såsom reelle ejere, hvem der handler på vegne af kunden, samt undersøgelser af mistænkelige transaktioner i henhold til den norske hvidvaskningslov osv.

I sin egenskab af regnskabsvirksomhed er Amesto således også ansvarlig for behandlingen af sådanne personoplysninger, der vedrører kunder. Al opbevaring af sådanne oplysninger er underlagt den norske regnskabslov og tilhørende forskrifter, almindeligt anerkendte regnskabsprincipper samt supplerende lovgivning, f.eks. den norske hvidvaskningslov.

Disse oplysninger videregives kun til kunden samt til offentlige myndigheder i henhold til særlige hjemler (f.eks. den norske regnskabslov, den norske skatteforvaltningslov og den norske hvidvaskningslov). Vi opbevarer personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovkrav, hovedsageligt i 5 år fra årets udgang, eller så længe et kundeforhold varer, og i op til 5 år efter, at et sådant forhold er ophørt.

Hvilke rettigheder har du, når vi behandler personoplysninger?

Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig. Du har også ret til at anmode om begrænsning af behandlingen, gøre indsigelse mod behandlingen og anmode om dataportabilitet. Du kan læse mere om, hvad disse rettigheder indebærer, på de respektive landes tilsynsmyndigheders hjemmesider: Norge, Sverige, Danmark

For at udøve dine rettigheder kan du indgive din anmodning ved at sende en forespørgsel til os via Amesto Trusts kontaktformular. Her finder du også vejledning til, hvordan du indsender din anmodning. Vi vil besvare din anmodning så hurtigt som muligt og senest inden for 30 dage, medmindre der foreligger særlige omstændigheder (i hvilket tilfælde du vil blive underrettet af os).

Vi vil bede dig om at bekræfte din identitet eller give yderligere oplysninger, før vi giver dig mulighed for at udøve dine rettigheder over for os. Det gør vi for at sikre, at vi kun giver dig adgang til dine personoplysninger og ikke til en person, der udgiver sig for at være dig.

Du har adgang til dine samtykker på det sted, hvor de oprindeligt blev givet, og du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dine samtykker. Hvis du har spørgsmål vedrørende et samtykke, bedes du kontakte os ved at indsende en anmodning via Amesto Trusts anmeldelsesformular.

Ændringer.

Fra tid til anden er vi nødt til at opdatere denne databeskyttelsespolitik for at give dig korrekte oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysninger. Hvis der foretages væsentlige ændringer, vil vi informere dig herom på vores hjemmesider og kundeportaler samt i eventuelle nyhedsbreve.